Produktions- und Vertriebskostenrechnung in einer mittelständischen Privatbrauerei

Der vorliegende Bericht des Projektverantwortlichen schildert in Kurzform die Stationen bis zum Aufbau einer Produktions- und Vertriebskostenrechnung. Er soll klein- und mittelständischen Betrieben Mut machen, sich mit dem Thema Kostenrechnung auseinanderzusetzen, denn Kostenrechnung sollte keine Domäne der Großbetriebe bleiben.

Der Projektbetrieb

Es handelt sich um eine mittelständische Sortimentsbrauerei mit 45 Mitarbeitern. Produziert werden derzeit acht Sorten Bier. Weiterhin werden Fremdbiere und AFG als Handelswaren vertrieben. Neben den klassischen Vertriebswegen wie LEH, GAM, Gastronomie, Kantinen und Automaten wird ein erheblicher Anteil der Produkte über den Heimdienstfuhrpark abgesetzt.

Ist-Situation und Zielsetzung bei Projektbeginn

Das betriebliche Berichtswesen war bereits bei Beginn des Projektes sehr gut ausgebaut.
Die Geschäftsleitung erhält monatlich folgende Reports:

  • Ausstoßstatistik jedes Artikels (Menge und Umsatz)
  • Kundenstatistik (Menge und Umsatz) pro Kunde bzw. Kundengruppe
  • Absatzstatistik der verschiedenen Lieferanten von Handelswaren
  • Vergleichsrechnung sämtlicher Finanzbuchhaltungskonten

Diese Reports sind als Abweichnungsanalysen der Monatswerte und der kumulierten Jahreswerte (Monat Januar bis aktueller Monat) vom aktuellen Jahr zum Vorjahr aufgebaut.

Aufbauend auf dem jetzigen Berichtswesen waren die Vorgaben für einen erfolgreichen Projektabschluß:

  • Entwurf eines klassischen Betriebsabrechnungsbogens inklusive innerbetrieblicher Verrechnungsstrukturen ("Das Betriebsgeschehen auf einen Blick")
  • Erarbeitung der Rampenkosten pro Artikel zur Steuerung der Abnahmekonditionen
  • Ausrichtung der Absatztouren als Profit-Center (»Rentabilitätsbetrachtung«)

Schritt 1: Anpassung der Finanzbuchhaltung

Am Anfang des Projektes stand eine Überarbeitung der Finanzbuchhaltungskonten, da diese das Datenmaterial und Bindeglied zur Kostenrechnung darstellen. Orientiert wurde sich beim Projektbetrieb am Gemeinschaftskontenrahmen der Industrie (SKR 03). Die Konten wurden systematisch geordnet und zusammengefaßt, um sie in der Kostenrechnungssoftware besser einpflegen zu können.

Finanzbuchhaltungssoftware im Projektbetrieb

Der Projektbetrieb verfügt über die Finanzbuchhaltungssoftware Comet von Siemens Nixdorf. Sie ermöglicht eine Bebuchnung von Kostenstellen, wobei die Kostenstelle entweder fix hinterlegt oder beim Einbuchen variabel gewählt werden kann. Die weitere Verteilung der nicht direkt einer Kostenstelle zuzuordnenden Kostenstellengemeinkosten mittels Schlüssel wird von der Kostenrechnungssoftware übernommen. Diese ermöglicht den Schlüssel entweder fix oder variabel (anhand z.B. monatlicher Zusatzerfassung) zu wählen.

Schritt 2: Erstellung des Kostenstellengefüges

Das Kostenstellengefüge des Betriebes wurde sehr ausführlich gestaltet. Neben den branchen-üblichen Produktionsvor- und -endkostenstellen, bleibt vor allem der Fuhrparksbereich her-vorzuheben. Jedes Fahrzeug wurde als Vorkostenstelle eingerichtet und kann somit im weiteren Verlauf der Kostenrechnung entsprechend seiner Inanspruchnahme auf z. B. eine spezielle Absatztour verrechnet werden.

Schritt 3: Aufbereiten und Einpflegen der Daten in die Kostenrechnungssoftware

Die bereitgestellten Daten aus Finanzbuchhaltung, betrieblichen Statistiken, technischen Berichten werden einmal monatlich eingepflegt. Für einen Monatsabschluß müssen etwa 3 bis 5 Tage, je nach Ausbau und Komplexitätsgrad der Kostenrechnung, gerechnet werden.

Schritt 4: Rechnen und Auswerten

  1. Die Artikelkalkulation
    Den Anforderungen des Projektbetriebes nach individueller Gestaltung wurde Rechnung getragen, indem die Kalkulation als Rampenkostenkalkulation ausgelegt wurde. Diese setzen sich aus den Teilkomponenten Rohstoffeinzelkosten, Biersteuer, Ausstattungs- und Verpackungskosten, den Kosten der Produktionskostenstellen sowie der Verwaltungs- und Vertriebskosten zusammen. Die durchschnittlichen Kosten für die unterschiedlichen Fuhrparkbereiche (Heimdienst- , Lieferschein oder Großverlegertour) wurden der Kalkulation der Artikel als Zusatzinformation angehängt.
    Tabelle Artikelkalkulation am Beispiel Pils 0,5 l

     

  2. Profit Center Absatztouren
    Die Rampenkosten als »Warenbezugskosten«, die Verrechnung der Fuhrparkkosten aus den Vorkostenstellen sowie weitere Daten wie Fakturaerlöse und transportierte Menge etc. können der spezfischen Absatztour zugerechnet werden, um wie oben ausgeführt die Rentabilität der Tour bzw. den Gewinnanteil jeder Tour zum Gesamtergebnis bereitzustellen. Auf einer Din A 4 Seite ergibt sich die Möglichkeit zum Vergleich der Monats-, der kumulierten Kosten zu den Vorjahreswerten und zu den Planzahlen für das aktuelle Rechnungsjahr. Für den betrieblichen Praktiker also ein schnelle Übersichts- und Eingriffsmöglichkeit.
    Auswertung am Beispiel des Profit Center Heimdiensttour 1
     
  3. BAB-Gestaltung
    Die Struktur des betrieblichen Abrechnungsbogens wurde so gestaltet, daß dieser der Geschäftsleitung in Form verschiedener Abrechnungsebenen zur Verfügung steht. Die oberste Ebene zeigt die verdichteten Kosten/Erlöse für die betrieblichen Teilbereiche Produktion, Fuhrpark, Vertrieb und Verwaltung. Mittels Mausklicks können bei Bedarf die untergeordneten Kostenbereiche bis zur untersten Kostenstelle aufgeworfen werden.

Flexibilität und Komplexität der Kostenrechnungssoftware

Eine Vielzahl von klein- und mittelständischen Betrieben dürfte der Einführung einer Kostenrechnung bisher ablehnend gegenüber gestanden haben, weil neben der betriebswirtschaftlichen Komplexität des Themas Kostenrechnung auch eine gute EDV - Ausbildung notwendig war. Mitarbeiter, die diese Fähigkeiten besaßen, waren am Markt nur schwerlich zu finden und für mittelständische Betrieb finanziell oft nicht tragbar. Auch diese Vorraussetzungen sollten mit der Entwicklung dieser Software der Vergangenheit angehören. Eine Eingabe- und Systembetreuung ist selbst für ungeübte EDV - User problemlos erlern- und darstellbar. Weiterhin ist es möglich, die vorliegende Software sowohl als Einzelplatzlösung aber auch in betrieblichen Netzwerken einzusetzen.

Projektdauer und Projektkosten

Es ist sicherlich schwierig verbindliche Aussagen zu treffen, in welcher Zeitdauer ein solch umfangreiches und komplexes, das gesamte betriebliche Geschehen beeinflussendes Projekt durchgeführt werden kann, da in jedem Betrieb unterschiedliche Vorraussetzungen vorliegen.
Als die Projektdauer beeinflussende Parameter können herausgearbeitet werden:

  • Anzahl und Qualifikation der mit dem Projekt beauftagten Mitarbeiter
  • Interne Kommunikation zwischen den beteiligten Personen (Technik, Verwaltung, Vertrieb)
  • Motivation und Identifikation der Projektbeauftragten zur Implementierung dieses betrieblichen Steuerungsinstrumentes
  • Grad der Unterstützung des Projektes seitens der GL (Stichwort »Chefsache«)

Für eine Einzelplatzlösung müssen in etwa folgende Kosten eingeplant werden:

  • Ein leistungsfähiger PC mit min. 128 MB Ram und 300 MHz Prozessortaktung
  • Kosten der Software (modularer Aufbau) ca. 10.000 - 25.000 DM
  • externe Beratung je nach realisierter Eigenleistung

Zusammenfassung

Mit der vorliegenden Kostenrechnung der Betriebsberatung Brandmeier auf Basis einer leicht bedienbaren Standardsoftware erhält jeder Betrieb die Möglichkeit in überschaubarer Zeit ein eigenes Berichtswesen aufzubauen. Als unwahrscheinlich vorteilhaft wurde empfunden, daß hier kein »Produkt von der Stange« verkauft wurde, sondern mit jedem Betrieb genau das für ihn maßgeschneiderte Produkt anhand der betriebsspezifischen Voraussetzungen erarbeitet wird. Ein nicht zu unterschätzender Vorteil im immer härter werdenden Wettbewerb. Diesen sollten Sie sich nicht entgehen lassen.